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高等教育领域“放管服”改革实践操作指南(第六期)

2019-05-15 来源:政法司

  全国各地各高校积极探索,在“一站式”服务体系构建方面纷纷出台了一系列措施,有效优化学校管理服务质量。指南第六期“一站式”服务体系构建,介绍浙江省在以“最多跑一次”为改革切口优化服务体系建设、吉林大学在以人为本建设行政服务中心、电子科技大学在财务管理优化师生报账服务等方面的改革实践和做法。

浙江省:以“最多跑一次”为改革切口,优化服务体系建设

  2018年8月,中共浙江省委、浙江省人民政府出台《全面实施高等教育强省战略的意见》,以“最多跑一次”改革为总抓手,打出了一套“组合拳”,有利地推进了高等教育领域的简政放权、优化服务,激发了高校的办学活力。

  一、实施“最多跑一次”改革

  浙江省政府按照“群众和企业到政府办事最多跑一次”的理念和目标,坚持一切以服务对象方便为工作宗旨,提升效能,优化服务,促进政府职能转变。

  1. 编制指导目录

  浙江省教育厅有序梳理办事事项,精简办事事项数量,并据此编制指导目录,推进绝大多数办事事项实现“最多跑一次”。对全省各级教育行政部门上报的群众和企业到政府办事事项先后开展了三轮梳理,将办事事项数量从近百个精简到35个。35个事项中,除“实施专科教育的高等学校及其他高等教育机构设立、分立、合并、终止审批”事项因政策调整,暂缓实施,被列入不能实现“最多跑一次”的负面清单以外,其余事项均已实现“最多跑一次”。

  2. 优化办事流程

  浙江省教育厅根据统一标准,优化各类事项办事流程,并取得了直观显著成果。按照“八统一”标准,对全省教育系统办事事项的申报材料、办事流程、表单内容等进行优化,个人事项平均办理时限从36.2天缩短到29.8天,平均所需材料从8.3件减少为7.4件,法人事项平均办理时限从65天缩短到54天,平均所需材料从14.8件减少为13.6件。

  3. 推进数据共享

  浙江省教育厅为推进数据共享,梳理形成10个省本级高频事项的《数据提供责任清单》和《数据共享需求清单》,按要求归集学校、教师、学生、证照、审批结果等各类数据2440万余条,向省政府提供了2002年以来浙江省内高校毕业证书,2008年以来浙江省内高校学位证书两本可信电子证照。

  4. 加强教育政务服务网建设

  初步建成与浙江政务服务网实现统一用户、快递送达、办件环节、电子印章等无缝对接的浙江教育政务服务网,10项高频事项已经实现数据共享条件下的在线办理。省、市、县三级49个办事子项中有31项已经开通网上办理,开通比例达到63.2%,其中11项实现了全流程网上办理。目前,浙江省95%的高校的95%以上的办事项目实现“最多跑一次”,浙江大学等高校400多项办事项目已100%实现“最多跑一次”。

  二、积极推进数字高校建设

  1. 加快基础设施建设

  积极完善数字化基础设施,全面提高利用信息技术和智能技术来支撑保障教育管理、决策和公共服务的能力,实现教育政务信息系统全面整合和信息资源开放共享。加快高校数字化基础建设,优化高速网络、数字设备、数字教育资源建设,推动“互联网十教育”加快发展,构建数字时代的新型教育生态体系,打造校园智能感知环境和智慧学习工场。建设高等教育大数据仓,加强基础数据的联通共享,促进数字公平。

  2. 推进教育和管理数字化

  积极探索建设基于增强现实、虚拟现实、混合现实技术的沉浸式学习环境,推动信息技术在新教育模式中的应用,打破高校空间壁垒,构建跨学校、跨区域的数字化学习共同体和混合式教学,推进教育和管理数字化。建设数字教育资源公共服务体系和数字教育资源公共服务平台,为各级各类学校和全体学习者提供海量、适切的学习资源服务。加强只能教学助手、教育机器人、智能学伴、语言文字信息化的关键技术的研究与应用。积极应用新技术开创新兴学习空间,开发应用“云学习”平台。

  3. 建设高等教育学分银行

  为促进网络学习空间与物理学习空间的融合互动,依托数字教育资源公共服务体系,组织师生开展实名制网络学习空间,逐步实行统一的学分制,建设高等教育学分银行。建设全省统一的学分银行和终身电子学习档案,逐步实行统一的学分制,加快实现各类学习经历和培训成果的认证、累积应用。被认定的学分,按照一定标准和程序可累积 作为获取学历证书、职业资格证书或培训证书的凭证。

  4. 提升教师信息化素养

  在推进教育和管理数字化的同时,注重加强师范生信息素养和信息化教学能力的培养,不断完善教师教育的内容。将信息化教学能力培养列为高校教师专业发展培训的基本内容,推动教师主动适应信息化、人工智能等新技术变革,提升利用信息技术开展学情分析与精准教学的能力。实施“人工智能+教师队伍”建设行动,探索人工智能支持教师治理、教师教育、教育教学的新路径。

  附件:改革中涉及文件目录

  《中共浙江省委 浙江省人民政府 关于全面实施高等教育强省战略的意见》(浙委发〔2018〕36号)

吉林大学:以师生为本,建设行政服务中心

  吉林大学实施简政放权放管结合优化服务改革方案一年多来,学校不断加强领导和顶层设计,放管结合、强化服务。新建的吉林大学行政服务中心,解决了学校校区多、体量大、办事不方便的现实问题,得到师生高度认可和兄弟高校关注。行政服务中心采取集中式受理、协同化办理、信息化运行,以师生办事需求为导向,以流程优化、重构、再造为切入点,为广大师生和相关社会公众提供便捷、高效、规范服务的行政服务,让师生少跑路、节约时间成本。

  一、建立服务中心建设管理体制机制

  1. 成立服务中心建设工作领导小组

  吉林大学成立服务中心建设工作领导小组,组长由学校书记、校长担任,副组长由党群、行政工作分管校领导担任,以确保服务中心建设工作的有效开展,并以文件方式明确其具体职责:领导服务中心建设工作,审定服务中心各项规章制度;审定各部门入驻服务中心项目清单,对各部门(单位)工作执行情况进行监督检查。

  2. 校办牵头中心建设事项

  校长办公会议讨论通过《行政服务中心建设工作方案》。在广泛调研、听取师生意见的基础上,以校长办公室为主体,利用假期完成学生办事大厅内部功能布局设计、服务事项梳理、入驻部门、服务事项和工作人员的确定工作,从试运行到正式运行,不断改进服务方式,更新服务理念,一切从服务师生、方便师生出发,追求高效、快捷。学校各部门(单位)应围绕师生办事需求,全面梳理面向师生的管理服务事项,凡是涉及师生的审批、服务类事项均应入驻服务中心。各部门(单位)要简化审批程序,优化办事流程,推进入驻事项多部门联办,推动智能化办公,不断提高管理服务工作质量与水平,为师生办事提供高效便捷、规范透明、及时周到的优质服务,切实做到师生满意。

  3. 多部门协同配合理顺机制

  服务中心积极推动事项联办机制,对涉及2个以上部门协同办理的事项进行流程优化再造,推动事项联审联办,目前已实现学籍变动事项和党员发展、转正事项联办。如以往学生要办理学籍变动事项,要跑不在同一校区的5个单位,至少需要1个小时。现在在学生办事大厅5分钟办理完成,由过去的“满校跑”变现在的“一站办”。对于涉及2个及以上部门的服务事项,由主办窗口牵头,协办窗口配合,集中受理,联合办理。办理过程中,申请材料在不同服务窗口之间流转,须做好交接记录。

  二、优化办事流程,提高办事便利度

  1. 各校区下设办事大厅,提供“一站式”服务

  吉林大学有6个校区,校区分散,以往师生办事需往返于校区之间。为节省师生办事成本,方便校区师生办事,学校在北区、东区和西区都建立了校区办事大厅,明确各大厅职责,满足部分师生不出校区办事。服务中心下设学生办事大厅、教师办事大厅、各校区综合办事大厅,具体职责是:负责落实学校和服务中心建设工作领导小组的工作部署,协调各部门推动审批、服务类事项“一门式查询”“一窗口受理”“一站式办理”;负责受理关于入驻部门和入驻事项的来信、来访和投诉;负责办事预约系统的建设和维护等等。

  2. 各部门入驻服务中心,按需设置办事窗口

  吉林大学各部门(单位)涉及师生办事需求的各项审批、许可、审核类服务事项,原则上都要在服务中心设立办事窗口,为师生提供面对面的直接服务,从而推动多部门联办事项集中办理。各部门要制定本部门审批、服务事项清单,梳理业务流程、简化办事程序,按实际需要在服务中心设立1个或多个办事窗口。服务中心根据各部门(单位)的申请、师生的建议与意见、中心的物理空间等合理设置服务窗口,入驻部门也可以根据实际工作需要,经服务中心同意,适当增减服务窗口。服务中心预留机动窗口满足开学季、放假季、毕业季各类项目集中办理等潮汐式办公的需要。

  3. 实行网上网下联办,提高在线效率

  服务中心实行网上网下联办制,在建设实体办事大厅的同时还建设了网上办事大厅,包括管理系统、业务系统、服务系统和预约系统。办事师生不仅可以在网上办事大厅查询办事指南,下载填写相关表格,还可以在线提出办事需求,预约办事时间等。同时建设微信公众平台,满足办事师生移动办事需要。入驻部门还将进一步推进网上服务大厅建设,及时更新网上办事依据、办事流程等服务信息,为服务对象提供前置办事指引,实现网上网下协同办公。

  4. 完善各项管理制度,保障服务质量

  服务中心实行办事公开制、首问负责制、一次性告知制、取号办事制、服务满意度评价制,以从制度上确保为师生提供优质高效的服务。服务对象所需办理事项属于首问责任人职责范围内,首问责任人应当热情接待,及时办理;不属于首问责任人职责范围或不属于服务中心职责范围的,首问责任人应当耐心解释,并给予指导与帮助。对于服务对象的咨询,工作人员要一次性告知服务对象所需办理事项的依据、程序、所需材料和时限。服务对象按办理事项所属部门取号,入驻部门服务窗口按序叫号,同部门工作人员应熟悉本部门所有服务事项,为服务对象提供统一标准的服务。

  服务中心要根据服务事项性质与特点机动执行即时办结制、承若办理制、联合办理制等不同的办理方式。对于需审批、论证、核实或公示等程序不能当场办结的服务事项,在工作人员接收申请材料后,进行后续程序办理,并承诺办结时间。对于国家法律法规或学校规章制度明确规定不能办理的事项,工作人员应及时退回服务对象的办事申请,并告知服务对象不予办理的原因。

  附件:改革中涉及文件目录

  《吉林大学行政服务中心(党群服务中心)管理办法(试行)》

电子科技大学:改革财务管理,优化师生报账服务

  电子科技大学主动探索、认真推进,在财务管理领域从简政放权、提升管理、优化服务的理念出发,出台了一系列措施,取得了良好成效。

  一、建立科研财务管理系统

  1. 实现科研与财务数据的全面对接

  一直以来,科研项目管理系统和经费管理系统都相对独立,科研人员查询经费、经费上账等,需要在科研部门和财务部门之间办理相关手续。电子科技大学通过建立科研财务信息化协同管理系统,实现科研部门与财务部门对科研项目的协同管理与信息管理,解决了财务人员不懂项目管理、项目管理人员不熟悉财务管理、科研人员不熟悉科研业务办理的难题。通过建立科研财务管理系统,首次实现科研与财务数据的全面对接,解决了师生科研、财务两头跑问题。通过系统数据互联,科研、财务两部门重新梳理,简化流程,打通壁垒,实现了数据共享。在减少项目经费上账等待时间、实时查询经费等方面具有明显优势。

  2. 全过程网上管理,提高经费管理工作效率

  对现有业务进行整合,实现了“科研到款网上查询、科研经费网上上账、科研项目预算审核网上会签、科研项目预算调整的网上审批”的全过程网上管理。基于线下到线上的全面管理,使科研财务管理更加规范化,符合科研质量管理体系要求,解放了生产力,提高了工作效率。依托于科研财务信息化协同管理系统,科研人员可以完成从项目申报到结题决算的一站式网上办理,整个操作过程基本上无纸化,既节约资源,又便于修改及存档。系统二十四小时开放,真正实现了随时随地、高效便捷。科研经费的财务立项、经费上账、间接费用统筹、预算变更等均可以智能凭证制单,大大缩短立项入账时间,提高效率。

  3. 研发“财宝”智能财务服务机器人

  2017年,电子科技大学财务处与机器人研究中心联合研发了全国高校首个财务智能服务机器人“财宝”。财宝的诞生,是人工智能在财务服务领域的一次跨界创新,是集实体机器人、移动端掌上虚拟机器人(“财宝”APP)、网络版机器人“三位一体”的智能财务服务机器人。机器人每天在财务服务大厅现场服务,能在手机和网上实时解答财务疑问,为科研教师提供24小时专业的财务业务咨询,还可通过后台数据分析,找准师生问询率较高的重点领域“对症下药”,改进相关工作。

  二、建立财务对接服务制度

  1. 财务对接服务学院,创新对接模式

  电子科技大学本着“强服务”的工作理念,积极开展财务对接服务学院工作。计划财务部门主动安排工作人员对接学院,深入到科研团队和教师,建立财务与科研的直接沟通渠道,提升财务服务科研工作水平,激发科研人员积极性和创造力。对接的主要模式为:对接服务工作由总召集人负责,下设三个召集人、六个小组,对接对象涵盖所有学院、机关部处和各个特色研究中心以及高层次人才队伍。对接服务安排计划财务部门的每一位工作人员对接1—2个学院或者机关部处。

  2. 实行“专人定时定点”服务制和问题周报制

  为了进一步保障对接服务的高质有效,电子科技大学实行“专人定时定点”服务制和对接服务问题周报制。每人每周在固定的时间,到学院或机关服务半个工作日,同时走访科研大团队、知名教授,了解问题、解决问题,及时传达财务政策和信息。对接服务人员对师生反映的问题进行记录,每周按时报送召集人,经改进服务工作组研讨并形成处理意见,再及时反馈对接师生,做到信息闭环管理。

  三、建立学生报销员制度

  为做好教师财务报销服务工作,降低财务风险,提高学生综合素质,计划财务处实施了学生报销员制度,建立学生财务报销员队伍。

  1. 线上线下结合组织培训,提升学生报销员专业素质

  建立学生财务报销员队伍,通过线上线下相结合的方式组织培训,一方面解决学生不清楚报销流程及所需资料的问题,一方面协助老师整理报销附件、交单、办理财务相关业务。“理论学习与业务实践是学生报销员资格申请的必经环节,完成后由计划财务处发放学生报销员工作证。”通过对学生财务报销员专题培训,学生群体不仅协助科研教师报销,也能了解财务知识,拓宽视野。(《学生报销员管理办法(试行)》)

  2. 明确学生报销员工作职责

  学生报销员不仅要当好报销员,还要当好宣传员和联络员。学生报销员需要认真完成项目(团队)负责人交办的日常报销和其他财务工作,按照报销手册要求做好报销单粘贴、报销材料合规性检查,做到在计划财务处办理业务过程中佩戴工作证;认真学习并及时向导师、团队成员等宣传国家和学校最新财务政策、介绍财务信息化服务平台使用方法(微信公众号、财务APP、科研财务管理系统等)和推送财务服务举措信息(对接服务、科长值班制、首接负责制等)等;及时收集导师和团队成员对财务工作的意见与建议,并向计划财务处对接本学院的老师反馈。

  3. 制定考核和奖励,确保学生报销员的工作质量

  为确保学生报销员的工作质量,防止一些学生出现不负责任、态度不端的情况,学校还特制定了相应的考核和奖励,以进一步保障为科研人员提供优质的报账服务。根据学生报销员日常报销情况、参与活动记录、对接服务老师意见等按学期评选优秀学生报销员并颁发证书。对于责任心不强、退单记录较高的学生报销员,暂停其自助投单机投递权限;对于诚信记录较差、态度不端正、无故缺席培训和其他集体活动者,取消其报销员资格并通报项目(团队)负责人。

  附件:改革中涉及文件目录

  1.《电子科技大学科研财务管理系统案例分析》

  2.《学生报销员管理办法(试行)》

(责任编辑:刘潇翰)

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