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高等教育领域“放管服”改革实践操作指南(第十三期)

2020-09-21 来源:政法司

  《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》明确提出,要改进高校项目管理方式和经费使用管理,完善资金管理办法,采取额度管理、自主调整等措施,进一步扩大高校项目资金统筹使用权。本期实践操作指南主要关注中国药科大学和东北大学在优化学校物质和仪器设备采购等方面的基本做法和经验。

中国药科大学:落实“放管服”,打造规范高效采购环境

  为更好落实“放管服”改革要求,学校在认真学习领会改革目的、实质和内容的基础上,对施行的采购制度进行了全面梳理,大胆探索、积极推进,采取各种措施简化流程、优化服务,做到放管结合,服务先行;力求打造规范、高效的采购环境,服务学校“双一流”建设。

  一、规范管理,确保对上级部门下放的权力“接得住”

  在改革前,为了避免违规,学校采购过于注重遵守规章制度,不论采购金额大小“一刀切”管理,政府采购限额以下的项目没有充分行使上级赋予的自主权,导致采购方式选取不灵活、采购审批程序过于严格、采购流程繁琐、采购效益效率低下等情况的发生。

  按照学校原来的采购规定,预算5万元以上的货物、服务,预算10万元以上的工程,均纳入学校集中采购管理。纳入学校集中采购管理的不论金额大小,一律采取公开招标方式采购,改变采购方式需要采购领导小组和监督小组领导层层把关签字。改革前,预算20万的仪器采购,如果采用竞争性磋商,从采购申请到实施采购需要经过14人次的审签,流程繁琐,效率低下。

  近两年,国家法律及相关部委均将众多权力下放,政府采购管理的限额也大幅度提升。招投标办公室在工作中,积极与国家相关规定接轨,对相关制度进行调整。一是采购相关管理的额度与国家规定保持一致,达到政府采购管理限额的项目,严格执行相关规定;二是落实政府采购管理范围以外项目的自主权,将灵活选取采购方式、根据需要缩短流程时限,自主设计采购流程,自行选取评审专家及使用校内专家等内容写入到制度中;三是完善校内的采购管理机制,明确相关部门职责。通过不懈努力,学校招投标工作领导小组、招投标监督小组、招投标办公室以及相关职能部门在采购工作中的职责权限得以逐步明确并落实于制度之中,学校采购工作中的权力真空及互相推诿现象大幅减少。通过以上几个方面的工作,确保上级下放的权力,学校能接得住,用得好。(《关于印发中国药科大学采购若干实施细则的通知》(药大标〔2018〕17号),下同)

  二、注重效益,把学校层面采购权力“放下去”

  在近年的采购中,随着学校采购额逐年增加,学校集中采购管理项目过多,导致小额项目采购效率及效益均较为低下。综合考虑相关情况,提高用户自主权限,简化采购流程势在必行。经过对实际工作的总结和探索,学校通过制度确定主要做法如下:

  提升“用户”采购权限。一是提升自行采购限额。由货物、服务5万元、工程10万元统一提升至20万元,限额以下的项目各单位可自行组织采购;二是部分项目采购方式的选择更为灵活。政府采购限额以下的项目选择竞争性磋商方式采购无需审批;10万元以下的货物、服务及科研仪器项目选择询价方式采购无需审批。

  简化采购流程。一是政府采购限额以下科研仪器项目,符合相应情形的可以不进行论证和公示,直接采取单一来源方式采购;二是政府采购限额以下工程类项目及部分服务类项目创新采购方式,通过入围方式确定一部分供应商,用户可以直接在入围供应商库中选取供应商;三是政府采购限额以下项目可大幅缩短采购时间,在保证公平竞争的情况下,采购流程可以缩短至5个工作日,自行采购项目可更短;四是简化自行采购备案手续,用户自行保存采购过程性材料备查,仅需提供《自行采购项目记录表》及合同即可办理备案手续;五是2万元以下零星小额工程及试剂耗材采购可以不出具合同。

  以上措施将小额项目的自主权下放,将一些不必要的流程进行精简,采购流程上规范和高效并重,采购方式上注重创新,同时考虑到部分项目的特殊情况,有效提高了采购效率及效益。

  三、服务先行,促进放管政策顺利落地

  要真正落实“放管服”,除了要大胆探索如何“放下去”,更重要的是要创造“接得住”的条件,这样才能达到“管得好”的效果,因此落实放管结合,必须“服务先行”,在服务中实现管理。

  结合学校实际情况,招投标办公室在服务中探索了一些作法:一是采购方式变更审批从一事一议变为经招投标办公室初步审核汇总后,通过定期会议集中审批,用户无需到各个职能部门办理审批手续;二是将30万元以上的科研仪器的购置可行性论证、采购进口产品论证、单一来源论证统一归口到国有资产管理处,无需用户自行组织论证;三是探索扩大入围招标的适用范围,对小额零星多次采购项目,选取一定数量的入围供应商,供用户直接选择使用;四是对种类多、金额小的采购项目,可由招投标办公室统一采购,节省用户时间;五是建立校内科研仪器采购专家库,为各类项目包括自行采购项目提供专家资源;六是为用户自行采购提供采购文件范本及流程指导,提高用户自行采购的便利性及规范性;七是制定各类采购合同范本,供用户选择使用;八是建立供应商库制度,加强供应商管理的同时,解决自行采购项目用户询价困难的问题;九是建立评审专家、采购联络员培训制度,提升其专业素质同时提高采购效率;十是修订采购制度汇编,编写采购操作流程指引,通过较为生动的方式告知用户采购操作流程及注意事项。

  以上各项措施,既有单独的服务措施,又有寓服务于管理的措施,通过以上措施的实施,校内各单位实施采购将会更为便利、规范、高效。

  四、全面监管,保障采购行为“管得住”

  在做好权力下放、优化服务的同时,为控制采购风险,必须注重关键环节的监管。学校采购制度的调整,除注重关键点的把控外,同时为保证流程的顺畅,更加注重事后的监督。主要措施如下:

  一是要求业务主管部门加强对采购合理性及必要性的审核,将资金用到最需要的地方;二是明确合同必须由项目负责人亲笔签署,明确项目负责人的主体责任;三是加强履约验收环节管理,保证学校利益;四是对需要事先审批的自行采购工程类、信息类项目明确了审批的主管部门及流程,确保不出现违规建设等情况;五是强调自行采购项目的事后抽查制度,加强事后监督。

  附件:

  《关于印发中国药科大学采购若干实施细则的通知》(药大标〔2018〕17号)

东北大学:搭建绿色通道,实现科研设备采购“一站式”办理

  学校以落实落细“完善科研仪器设备采购管理”政策为契机,学校立足实际,广泛调研,着力解决科研设备采购的共性问题、难点问题,在2017年前出台《东北大学关于完善科研仪器设备采购管理的若干规定》,多措并举打通科研设备管理中的“堵点”,为广大科研人员营造良好、宽松的科研环境,以一流管理水平支撑一流科研活动。

  一、推进放管结合,搭建科研设备采购的绿色通道

  贯彻简政放权,激发科研活力,建立充满活力的学校采购管理机制,下放科研设备采购权限。将学校统一组织的采购限额由10万元提高至40万元;科研设备无需执行协议供货等政府集中采购方式等,同时打通政策执行中的“堵点”,明确了5-40万元的采购项目校内网上竞价时可提出品牌型号要求;40-100万元的采购项目比照政府采购法执行,缩短竞争性磋商的公告时限。

  坚持目标导向,强化权责分明,推进放管结合、优化服务,确保政策“接得住、管得好”。学校强调权责对等和责任意识,坚持“谁认定、谁负责”原则,明确由项目负责人负责认定科研设备并对认定结果负责,需求部门应当保证自行采购和合同约定采购项目的采购质量并对采购结果负责。5-40万元的采购项目通过校内网上竞价平台进行采购,保证信息公开透明,全过程可追溯。加强内控建设,形成合力防控采购风险,对采购与招标管理办公室、采购工作小组等相关部门从信息公开、合同签订等多角度进行了规定和要求。(《东北大学关于完善科研仪器设备采购管理的若干规定》(东大校字〔2016〕161号))

  二、打造大资产平台,实现科研设备网上“一站式”办理

  顶层设计引领信息化建设,建立全业务、全流程的“大资产”平台。以完善顶层设计为指导,以业务制度化、制度流程化、流程标准化、标准信息化为建设模式,以实现资产管理“无纸化”、管理过程“透明化”、科研人员“零跑腿”为目标,学校搭建了以“全生命周期管理”为主线、覆盖资产全业务的“大资产”平台,实现资产采购、验收入账、调拨共享、维修处置的全流程线上管理。

  打破信息孤岛,对接财务系统,开通科研设备从采购到报账的“直通车”。资产平台与财务网上投递报账系统建立了互联互通,实现了科研设备采购从用户申请、经费确认、资金审核、采购审核到采购执行、合同签署、验收入账、预约报账业务的“一站式”办理。整个科研设备采购流程中,科研人员只需要填写采购申请,后续审批、执行流程均在资产平台自动流转;验收入账环节可由供应商发起验收申请并上传设备照片、铭牌照片和发票;报账环节也无需科研人员在财务系统录入信息,资产平台将相关信息自动推送至财务系统,财务系统自动生成财务预约信息,科研人员凭财务预约号直接投递报销即可;报销完成后,财务系统将信息自动推送至资产平台,资产平台完成验收入账及对账工作。这种“无纸化”、“零跑腿”、“一站式”的业务办理模式,彻底告别了纸质材料流转、频繁人工跑腿、服务窗口排队等候的传统方式,真切地从一线使用者角度考量平台实用性和便利性,让广大科研人员从繁琐的采购、报销等日常事务中解放出来,有更多的时间和精力投入到科研工作中,提升了服务效能和服务水平。(《东北大学资产管理平台及采购管理系统操作手册》、《东北大学采购管理系统业务办理简介》)

  上述政策立足科研实际,解决了教职工的难点问题,增强了教职工“获得感”。截止2018年4月,学校完成10-40万元科研设备采购项目295项,采购金额达7405.53万元。另外,学校深海应力腐蚀设备等3个采购项目,均在两家报名供应商通过初步审查的情况下进行了磋商采购,解决了部分科研设备合格供应商不足3家无法采购的“堵点”问题;高压硬岩动力扰动真三轴试验系统公开招标项目技术复杂、性质特殊,需求部门以书面形式申请推荐4名专家,采用随机抽取方式确定2名评审专家,克服了评审专家只能从政府采购专家库随机抽取的局限性。

  附件:

  1.《东北大学关于完善科研仪器设备采购管理的若干规定》(东大校字〔2016〕161号)

  2.《东北大学资产管理平台及采购管理系统操作手册》

  3.《东北大学采购管理系统业务办理简介》

(责任编辑:姚振)

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