山东省教育厅关于规范中小学学籍管理工作提高基础教育管理信息化平台应用水平的通知

各市教育局：

　　为充分利用山东基础教育信息化管理平台（以下简称“管理平台”），提高工作效率，规范我省普通中小学学校和学生信息管理工作，根据教育部《中小学学籍管理办法》和《山东省普通中小学学籍管理规定（试行）》，现对我省普通中小学学籍管理和平台应用提出如下要求。

　　一、加强组织领导

　　各级教育行政部门和普通中小学学校要进一步提高对学籍信息管理工作的认识，加强对学籍信息管理工作的领导，同时为学籍管理工作提供必备的条件保障。要选配工作责任心强、业务水平高的同志负责管理平台工作。要加强管理和培训，规范信息变动程序，确保管理平台内所有数据准确、安全。今后，我厅将逐步把中小学学籍信息与学生入学、升学、毕业、学校表彰、经费拨付、统计等信息管理工作结合起来，为各级政府和教育行政部门的科学决策提供基础数据支持，以充分发挥学籍信息在教育管理中的作用。

　　二、规范单位及个人信息采集

　　（一）单位信息。学校及主管单位要规范填报单位名称及负责人姓名，不能使用单位简称；若单位信息发生变化要及时更新，学校因更名、合并或撤销的要及时在管理平台修改或注销。

　　（二）学生信息。要按照要求准确采集入学新生及监护人的完整信息，正确录入管理平台；转入学生要尽快分配班级，完善基本信息。学生照片（小学可分低年级、高年级两次采集）随新生建籍工作同步更新，学校可在毕业前依据学生毕业信息全部更新一次。教育主管部门和学校每学期初要清查核对学籍和在校生数据，及时更新数据信息。对管理平台历史数据中存在的错误信息，市、县教育主管部门要本着对学生负责的态度，督促学校尽快核查修改。

　　三、严格管理学籍注册、学生转学、休学等程序

　　学籍注册、学生转学、休学、复学等要根据学籍管理规定规范办理，纸质手续存档备查。义务教育阶段学籍问题由县（市、区）教育行政部门负责解释，普通高中学生学籍问题由市级教育行政部门负责解释。对于平台信息管理中出现的新情况、新问题，由学校和教育主管部门提出处理意见或建议并逐级上报，不得以无管理权限为由推诿。

　　（一）新生注册。每学年初新生报到后，学校要按照管理平台规定的字段信息及时采集学生信息并录入管理平台，学生信息注册上报工作要于10月20日前完成；教育主管部门必须于10月31日前完成审核。11月1日，管理平台关闭各学段新生注册程序。建籍期间，入学新生不允许转学。

　　学校不得违规抢注未报到学生的学籍，不得空挂学籍。因信息重复等原因不能注册学籍的，报请上级教育行政部门协调解决。

　　（二）转学。学生因户籍、监护人工作发生变动等原因申请转学，如符合当地教育行政部门规定，学校及教育主管部门应及时为其办理转学手续，并在管理平台同步操作。对手续齐全、符合转学条件的学生，转入方和转出方均可在管理平台发起转学申请，不得推诿刁难。教育主管部门要在收到学校提交的转学材料后10个工作日内完成审核。如在规定时间内未收到相关证明材料，主管部门要在管理平台退回学校提交的信息。根据《中小学学籍管理办法》，全国联网后学校不得随意接收无转学手续的学生，对确无学籍的学生要认真审查材料，并上报教育主管部门。

　　（三）休学、复学。学生因特殊原因提出休学申请，如符合休学条件，学校及教育主管部门应根据学生或监护人申请及时在管理平台为其办理休学手续。起止时间按照管理平台审核通过的时间计算，休学期满方可申请复学。休学期满未申请复学的，学校应书面通知学生或其监护人。休学期满，仍不能正常学习的，必须先办理复学手续后，再办理继续休学手续。

　　（四）信息修改。学生因居住地、户籍信息等发生变化需要修改注册学籍信息的，学生或其监护人应携带有效的证明原件，向学校提出书面申请，学校审核同意后在管理平台进行相应操作，同时上报教育主管部门备案。

　　（五）管理平台信息冻结。普通高中学业水平考试报名前2天，冻结考试年级学生的学籍信息修改、转学等学籍变动操作；报名结束后恢复学籍异动功能；成绩下发后恢复信息修改功能；每年4月1日起，冻结普通高中毕业年级基础信息和发展报告信息。

　　四、规范综合素质评价信息管理

　　学生学业水平考试成绩等第、综合素质评价等以平台信息为准，作为中考或高校招生录取的依据。学生发展报告纸质档案必须与管理平台数据同步、一致。

　　高中段学生的综合素质评价（即高中学生发展报告）按学期上报，从新学期开始到下一学期开始前为信息填报期，超过期限不能补报。为了保证今后省、市信息的共享，义务教育阶段学生的综合素质评价，我厅参照普通高中评价模式在管理平台提供网上评价信息的存放管理，学校客户端及评价管理办法由各市自行确定。

　　五、强化信息安全意识，严防平台信息泄露

　　各级教育行政部门和中小学校，要加强对管理平台信息的安全管理，防止信息泄露。对在学籍管理工作中弄虚作假玩或忽职守造成不良影响的，要追究相关人员责任。

　　（一）按照“谁主管、谁负责”的原则，建立信息安全保障机制，加强管理平台信息安全教育。要强化电子学籍系统操作人员的安全意识，明确工作职责，将信息安全责任落实到人。

　　（二）电子学籍档案包括学生学籍档案和学校基本信息档案，电子学籍档案永久保存。学生电子学籍信息只能服务于教育行政部门和学校的教育管理与教学工作，不得用作其他用途。未经授权，任何人不得更改或查询管理平台系统中的数据。对擅自公开、泄露、扩散相关信息的，要依照相关规定严肃处理，构成犯罪的追究相关人员的法律责任。

　　（三）教育主管部门和学校应安排专人担任学籍管理员，并为工作人员配备专用计算机。各级各类用户要管理好自己的账户密码，定期修改。任何人不得使用公共场合计算机登录平台，避免因账户泄露造成系统数据丢失或泄密。

　　六、严格管理、规范使用

　　所有涉及学籍管理的常用表册，如义务教育证书、毕业证书、学生名册、转学证、学籍卡等，都必须从管理系统产生打印数据。所有学籍变动操作，均要按照学籍管理规定履行完纸质手续后，由学籍管理员在管理平台上进行相应操作处理，纸质手续永久存档备查。

山东省教育厅

2013年12月31日